Po dotacje na badania – razem czy osobno. Wady i zalety tworzenia konsorcjum

Projekty badawcze, czyli dotyczące opracowania nowych lub udoskonalanych produktów, czy procesów wymagają niejednokrotnie tworzenia szerokich zespołów ekspertów. Czasami staje się to trudne do realizacji przez jeden podmiot, wtedy można tworzyć projekt partnerski – projekt konsorcjum, aby podzielić się zadaniami. Projekt badawczy może dotyczyć np. powstania nowych trwałych materiałów czy energooszczędnych technologii.

Co to jest konsorcjum 
Konsorcjum to struktura, która powstaje w celu zrealizowania konkretnego przedsięwzięcia, np. projektu badawczego i działa na bazie odrębnej umowy, która reguluje zakres obowiązków i odpowiedzialności każdej ze stron. Konsorcjum może być złożone z dwóch lub więcej podmiotów. W tematyce dotacyjnej określenie „konsorcjum” czy „projekt partnerski” stosuje się zamiennie. Instytucje nie narzucają wzoru umów partnerskich, relacje między konsorcjantami tworzone są zgodnie z potrzebami stron, ale na niektórych stronach instytucji można czasami znaleźć przykłady umów mogące stanowić pomoc w budowaniu nowych warunków współpracy. 
Typowe konsorcja to:

• konsorcja naukowe – złożone tylko z „naukowców” (np. uczelnie, instytuty), 
• konsorcja przemysłowe –złożone tylko firm, 
• naukowo – przemysłowe – złożone z naukowców i firm. 

Konsorcjum ma zawsze wskazanego Lidera, czyli podmiot wiodący. 

Zalety konsorcjum
Projekt partnerski umożliwia tworzenie kompatybilnych zespołów o szerokich kompetencjach i osiąganie wspólnych celów biznesowych. Przykładowo – jeden podmiot specjalizuje się w produkcji dżemu, a drugi w opakowaniach do słodkości, wspólnie mogą zaprojektować opakowanie dozujące dżem 
wg ustalonych zasad kaloryczności, jeden podmiot ma wielu chemików i automatyków, a inny fizyków itd. Dobór partnerów do konsorcjum zazwyczaj odbywa się na zasadzie uzupełnienia kompetencji specyficznych, których brakuje do realizacji danego projektu. 
W projektach badawczych duże znaczenia ma doświadczenie w realizacji tzw. podobnych przedsięwzięć. Z obserwacji rynku wynika, że niejednokrotnie firmy mają ogromne doświadczenie w realizacji projektów biznesowych (np. duże kontrakty dla innych firm), ale nie były one dotowane ze środków dotacyjnych, więc nie mogą się wykazać doświadczeniem w realizacji projektów ze środków publicznych. Tworzenie konsorcjum pozwala na uzupełnienie brakującego doświadczenie np. w obszarze dotacyjnym. Z drugiej strony, np. instytut potrafi opracować idealny kompozyt, ale nie ma struktur, aby wprowadzić go na rynek i zacząć zarabiać. 

Konsorcjum pozwala na eliminowanie słabych stron podmiotów i osiągnięcie efektów lepszych niż jest w stanie każdy z podmiotów osobno. 


Tabela 1. Poziomy dotacji na działania badawcze

Konsekwencje finansowe tworzenia konsorcjum 
Tworzenie konsorcjum ma istotne znacznie finansowe dla budżetu projektu – na etapie realizacji. W projekcie badawczym procent udzielonej dotacji wylicza się zgodnie z powyższą tabelą (tabela 1) – uzależnioną od wielkości / rodzaju podmiotu oraz rodzaju prowadzonych badań (badania przemysłowe czy prace rozwojowe), tzn. im bardziej innowacyjne badania, tym wyższa dotacja. Jednostki naukowe mają zazwyczaj dotację w wysokości 100% poniesionych przez siebie nakładów. 
Przykładowo – duże przedsiębiorstwo – w ramach badań nad energooszczędnymi materiałami – potrzebuje zlecić badania laboratoryjne na prototypowych próbkach o wartości 1 mln zł, więc może liczyć na dotację w wysokości 40%, czyli 400 000 zł. Ujęcie takiego zdarzenia w budżecie prezentuje tabela 2. 


Tabela 2. Nadkłady na usługi zewnętrzne jako podwykonawstwo

Jaki firma prowadzi projekt badawczy w ramach konsorcjum z instytutem i zadania instytutu dotyczą wykonania tego samego zakresu badań co wskazano powyżej, to takie zdarzenie uzyskuje 100% dotacji, czyli 1 mln zł. 


Tabela 3. Nadkłady na wykonanie badań przez partnera w konsorcjum

W konsorcjum każdy z partnerów wykazuje własne koszty i ma wyliczaną dotację wg zasad zgodnie ze statusem w projekcie. Jak prezentuje powyższy przykład – jednostki naukowe nie mają wkładu własnego, czyli takie badania nie obciążają finansowo firmy na etapie realizacji projektu badawczego. W takim przypadku – powstanie konsorcjum – może być także sposobem na obniżenie wkładu własnego do projektu. 

Wady prowadzenia projektu w konsorcjum 
Prowadzenie projektu w konsorcjum ma swoje słabe strony. Z doświadczenia wynikają dwie główne: umowa konsorcjum oraz podział praw z projektu. 
Podstawą działania konsorcjum jest umowa konsorcjum. Powstanie takiej szerokiej umowy bywa bardzo czasochłonne. Negocjowanie warunków współpracy między parterami, 
a w zasadzie pomiędzy prawnikami oby stron bywa paraliżujące. Bez sformalizowanej umowy konsorcjum nie można złożyć wniosku o dotację, więc sprawa się komplikuje. Jeśli ktoś planuje aplikować o środki unijne jako konsorcjum, to należy zaplanować czas na powstanie umowy konsorcjum i to jakieś kilka tygodni wcześniej. 
Drugim elementem, który czasami paraliżuje powstanie konsorcjum to obowiązek podziału praw z projektu między partnerami. Zapisy warunków programów unijnych wskazują wprost: „Zakres praw majątkowych do wyników badań będących rezultatem Projektu przysługuje Liderowi konsorcjum i konsorcjantom w proporcji odpowiadającej faktycznemu ich udziałowi w całkowitej kwocie kosztów kwalifikowalnych”. Innymi słowy – jeśli podmiot / firma nie jest zainteresowany podziałem to nie będzie w stanie podpisać żadnej umowy konsorcjum i wtedy lepiej nie planować formuły partnerskiej w ubieganiu się o środki dotacyjne. 

Jak to się mówi – w życiu nie ma nic za darmo, każdy wybór wiąże się z konsekwencjami. W październiku planowany jest pierwszy nabór wniosków na projekty partnerskie w programie FENG ścieżka SMART, czyli sztandarowym programie z obecnej perspektywy dotacyjnej, ruszają nabory w regionach. Ponownie wiele firm stanie przed dylematem – w jakiej formule aplikować o środki na badania. Tworzenie konsorcjum pozwala wyeliminować wiele słabych stron w projekcie – np. brak kadry badawczej, brak dorobku naukowego czy doświadczenia w prowadzeniu projektów, ale z drugiej strony należy liczyć się koniecznością podziału praw do opracowanego rozwiązania, dodatkową administracją związaną z powstaniem umowy konsorcjum. Każda opcja ma swoje wady i zalety, zwolenników i przeciwników. Rozwiązanie optymalne uzależnione jest od specyfiki danego projektu, wnioskodawcy i musi być rozpatrywane indywidualnie. Z dotychczasowego doświadczenia wynika, że powyżej zaprezentowane aspekty są najczęściej analizowane w poszukiwaniu rozwiązania i powinny być pomocne w podejmowaniu najlepszej decyzji.